Un decalogo per l’organizzazione di un evento memorabile e impeccabile. Dietro ogni risultato ben riuscito si cela una fitta trama di elementi che, combinati assieme, danno vita a qualcosa di unico: impegno, organizzazione, coordinamento, precisione. Ma quali sono le 10 regole fondamentali per organizzare l’evento perfetto?

Idea e budget dell'evento

Innanzitutto, naturalmente, c’è l’idea di partenza: è importante che ogni evento venga trattato come un caso a sé stante, con le sue particolari esigenze e necessità, offrendo di volta in volta servizi originali e personalizzati. L’evento perfetto riesce, fin nei suoi minimi dettagli, a trasmettere lo stato d’animo e l’atmosfera che ognuno sceglie per i propri ospiti: a questo scopo è necessario non porre nessun limite nei servizi che è possibile offrire ai clienti, così da conferire all’evento un’impronta assolutamente personale.

In secondo luogo, un costante controllo del budget permette di razionalizzare e allocare le spese nel migliore dei modi in ogni fase dell’organizzazione dell’evento.

Scelta della location

Altro elemento rilevante per l’attuazione dell’idea di partenza è la scelta della location: questa deve, ovviamente, rappresentare l’idea e il concetto veicolati dall’evento, e deve essere selezionata secondo criteri ben precisi. Prima di tutto va valutata la zona, ovvero l’area geografica in cui la location è situata; dopo, occorre scegliere quale tipo di paesaggio si predilige: se urbano, per un ricevimento elegante ed essenziale, rurale, per una location tradizionale che assicura anche la possibilità di sfruttare ampi spazi, o altro ancora.

Importante è anche decidere lo stile della location, se una villa rustica, un palazzo, un castello o un moderno spazio industriale. Infine bisogna tener conto della capienza della location e della sua capacità logistica, in base al numero di ospiti e alle caratteristiche dell’evento.

Ricerca dei fornitori

Con un’appropriata conoscenza del territorio, un servizio di event production ben radicato localmente può suggerire per ogni esigenza la location più adatta, garantendo gli spazi adeguati all’occasione sia per quanto riguarda la capienza, che il tono dell’evento, che, naturalmente, gli impianti e le strutture necessarie al suo svolgimento.

Una volta definita l’idea di partenza, è il momento della ricerca e dell’analisi dei fornitori. Identificando quelli adeguati per ogni minimo dettaglio dell’evento: cibo, allestimenti, decorazioni, ma anche intrattenimento e qualsiasi tipo di servizio sia necessario. Strettamente legata alla ricerca dei fornitori è, poi, la gestione degli appuntamenti con questi ultimi, gestita in maniera tale da raggiungere il miglior risultato possibile nel minor tempo, ottimizzando i tempi ottenendo comunque il massimo della qualità.

Coordinamento dell'evento

La prenotazione dei fornitori si sancisce solo nel momento in cui le due fasi precedenti siano andate a buon fine, e siano stati individuati i fornitori ideali per la miglior riuscita dell’evento. Di fondamentale importanza è la direzione artistica dell’evento, nella misura in cui questa è in grado di indirizzare tutti i dettagli dello stesso verso un unico stile che ne definisce la personalità, curando a questo scopo ogni particolare estetico dell’evento.

Accanto alla direzione artistica non deve mancare una minuziosa direzione logistica, atta a evitare imprevisti e inconvenienti durante la realizzazione dell’evento, coordinando i fornitori tra loro e regolando i rapporti tra di essi e con la location scelta. Grazie a queste due ultime fasi l’evento prende forma in ogni suo aspetto, e si stabilisce con precisione il ruolo di tutti gli attori nella sua organizzazione e realizzazione.

Timeline dell'evento

La timeline dell’evento permette la sua precisa e puntuale gestione: ogni momento dell’evento stesso è previsto e schematizzato secondo orari prefissati, in una organizzazione armonica che permetterà a ogni fornitore e a ogni attore dell’evento di agire in completa coordinazione con gli altri. Dopo un’organizzazione e una pianificazione accurate, è il momento di dare inizio all’evento vero e proprio: un’attenta coordinazione on-site garantirà la perfetta gestione di ogni eventuale imprevisto, seguendo tutti i momenti dell’evento per garantirne il perfetto successo.

Come abbiamo visto, l’organizzazione dell’evento perfetto è il risultato dell’intreccio di un gran numero di elementi, tutti caratterizzati da una elevata visione d’insieme, da uno spiccato senso per l’estetica e da una rigorosa pianificazione.