mercoledì 8 febbraio 2023

Sostenibilità negli eventi: un’occasione di lettura per il futuro del settore

Non è mai stato semplice, a inizio anno, riuscire a formulare un’opinione su quello che potrà essere l’anno venturo. A complicare questa riflessione vi sono gli anni pandemici che hanno creato un effetto “montagne russe” al nostro mercato. Passando da un momento di grande crescita organica (fino al 2019), al dramma delle restrizioni causate dalla pandemia (2020-2021), per concludersi con il “boom” della ripartenza (2022).

Tuttavia, questa ripartenza ha portato il settore ad una iper-produttività che ha evidenziato delle falle sistemiche nella capacità produttiva dello stesso. Il 2022, come si prevede faccia anche il 2023, ha dimostrato che le problematiche derivanti dalla mancanza di personale, in particolar modo qualificato, (specialmente se relazionate ad un numero troppo elevato di location commerciali e private), oltre che all’eccessiva offerta di servizi e di possibilità, hanno fortemente destabilizzato il mercato, minandone la solidità e la capacità produttiva.

Il mercato degli eventi, sopperendo ad una continua richiesta di diversità, ha sviluppato un’immensità di possibilità decorative, di allestimento della tavola, di menu, di servizi di intrattenimento, di tipografia e così via. Di conseguenza la creatività del settore, amplificata dai social, ha portato agenzie e fornitori a pianificare ogni evento sotto ogni particolare, logistico, grafico ed esperienziale; quindi la “supply chain” ha sviluppato logistiche molto complesse, che necessitano di molteplici passaggi di pianificazione oltre all’abituale sforzo logistico legato a materiali e personale. Basti pensare alle complessità che derivano dal montaggio di una tensostruttura su suolo pubblico. Sono centinaia le ore che devono essere impiegate da personale qualificato nello studio di regolamenti, redazione di progetti e piani della sicurezza, nella presentazione ed approvazione delle pratiche necessarie per effettuare tale allestimento, senza ancora considerare le ore necessarie per soddisfare le esigenze estetiche e logistiche del servizio.

Il “Boom” del 2022, dopato dal rimbalzo post covid, ha portato molti fornitori ad andare in “over-Production”, ovvero superare sistematicamente la propria capacità produttiva, e coloro che non erano pronti ad assorbire una tale mole di lavoro hanno creato dei disservizi su molteplici situazioni che hanno fortemente compromesso la realizzazione di una notevole percentuale di eventi. Nei trasporti come nel Food&Beverage, nei reparti tecnici di audio e luci, nel settore delle decorazioni come anche nei servizi alla persona, questi sono anni in cui tutti i servizi del settore hanno difficoltà nella realizzazione di ciò che vendono. Anche perché durante il Covid molti operatori sono andati a lavorare in altri settori.

Tuttavia il 2023 dovrebbe migliorare grazie ad una programmazione più di medio lungo termine che metterà in condizione le aziende a prevedere investimenti grazie anche agli extra profitti dovuti al 2022 e ai prestiti di liquidità ottenuti durante il periodo covid. Ovviamente questo è il caso delle aziende sane, perché le altre purtroppo rischiano di crollare davanti alla sproporzione tra fatturato e margine operativo. Quest’ultimo calante a causa della crescita dei costi operativi e finanziari.

Come fare quindi per far si che le annate 2022 e 2023 possano essere il volano per una crescita organica del mercato?

La Sostenibilità ambientale potrebbe rivelarsi essere la chiave di volta dello sviluppo organico del settore degli eventi. La sostenibilità, infatti, nel mondo degli eventi è perseguibile solamente razionalizzando la logistica, usando la tecnologia e ottimizzando i servizi. Difficilmente potremo arrivare ad un evento “a zero consumo”, ma sicuramente è possibile iniziare a favorire metodi di lavoro che riducano l’impatto ambientale degli eventi. Ritornare a “decorare” gli eventi e non a ridefinirle le location, proporre menu che possano favorire le politiche di fornitura del KM zero e di prodotti che rispettino l’ambiente, favorire trasporti con un numero inferiore di mezzi più capienti, ridurre l’uso di allestimenti “one shot” (non riutilizzabili). Queste sopracitate sono strategie che possono aiutare tutto il mercato sia il lato dei fornitori sia il lato del cliente.

I Fornitori, applicando tali strategie, possono aiutare a dare maggiore solidità all’offerta attraverso una standardizzazione della stessa, dando maggiori opportunità di formazione al personale e ad una maggiorazione della propria scala produttiva connotandola in maniera lineare e duratura. In poche parole, standardizzare consente all’azienda di ridurre i costi variabili, consolidare i costi fissi e trovare ottimizzazioni degli stessi a fronte di una crescita organica della produttività, ottenuta grazie a maggiori occasioni di formazione del personale internalizzato.

Al cliente, il processo sopra descritto può portare ad avere fornitori più competitivi nelle politiche di prezzo, potendo contare su una vita media più lunga dei prodotti e dei servizi offerti. Quindi tutto ciò favorirebbe la creazione di servizi più professionali a prezzi inferiori.

Con questo non dico che il mercato si debba appiattire su un’unica “mise en place” e gli stessi fiori uguali per tutti, ma semplicemente che i fornitori e le agenzie, come anche i clienti, in questi tempi dovrebbero sentire il dovere di trovare soluzioni che possano ottimizzare e risparmiare quanto possibile mantenendo livelli di servizio adeguati, piuttosto che cercare la totale e completa ultra personalizzazione che porta migliaia di Kg di materiali essere utilizzati una volta sola e poi malamente dismessi e smaltiti.

Sta agli attori di mercato, organizzatori, locations e supply chain nel suo complesso favorire la creazione di offerte e strategie che guardino ad una migliore e più consapevole fruizione dei servizi da parte del cliente finale.

Rispolverare veramente le buone e vecchie regole di ospitalità e di servizio, che possono mitigare inutili consumi di risorse che potevano essere impiegate in maniera più costruttiva, non è quindi sbagliato.

Suggerire al cliente di allocare il budget su servizi più sicuri, in date più comode, o di portarlo anche a fare delle rinunce non è un peccato. Razionalizzare la logistica attraverso una scelta di tavoli o sedie che occupino volumi inferiori durate il trasporto, non è criminale.

Evitare un allestimento floreale che verrebbe visto di sfuggita per 3 minuti da pochi ospiti non è una mancanza di stile.

L’essenziale non vuol dire non poter fare, vuol dire scegliere di non fare per reale comprensione delle proprie necessità e preferenze. Come diceva Steve Jobs “Less is More”.

Non ho dubbi che tutto ciò non porterà mai a ritrovarsi ad uscire dai matrimoni con la fame o con il mal di gambe, il nostro è un mercato di appassionati e romantici che amano l’idea di celebrare grandi occasioni e di farlo “come si deve” e che sono “dipendenti” dalla necessità di far stare bene clienti e ospiti.

Spero solo che il “come si deve” possa iniziare ad essere un po’ più consapevole e meno sprecone, soprattutto davanti a periodi di grande crescita del settore e quindi di opportunità di stabilità di medio lungo termine. Mi auguro anche che ciò possa portare ad una crescita organica di un comparto che, ricordo, garantisce decine di migliaia di posti di lavoro.

A cura di Tommaso Corsini