Come trovare il giusto Wedding Planner? Perchè la sua figura professionale è importante? Intervista diretta a chi è del mestiere! Wedding Planner: un mestiere al cui interno si sviluppa un universo di professionisti che organizzano, pianificano, supportano il matrimonio delle coppie che decidono di affidare il loro grande giorno a chi ha esperienza nel settore.
Come scegliere il wedding planner
Come in ogni settore, i livelli di servizio sono molteplici e adattabili alle esigenze di ogni richiesta. Certo l’esperienza conta: soprattutto se si decide si scegliere professionisti con documentati matrimoni sia nazionali che internazionali all’attivo.
Incontriamo quindi il Team di Corsini.Events: in particolare dello Staff di Wedding Planner che seguono i matrimoni più diversi. Dalle coppie di stranieri che hanno scelto l’Italia per il loro “Destination Wedding“, a quelle reali, o ancora a coppie italiane che sono innamorate della Toscana.
Step by step: organizzare il matrimonio
D: Quale è il primo passo che un Wedding Planner deve sottoporre all’attenzione degli sposi?
R: Non parleremmo di primo passo, ma ancor prima di “Step numero zero”, perchè “Chi ben comincia è a metà dell’opera”. Per noi Wedding Planner di Corsini.Events, tutto inizia con il Planning di un evento. Si basa principalmente sul rapporto di collaborazione che si crea tra il cliente ed il team organizzativo. Tutti noi abbiamo bisogno di una scaletta decisa insieme alla coppia, con impegni del cliente, del Wedding Planner. Questo per poter definire ogni tempistica per l’organizzazione dell’evento, del matrimonio, senza stress.
D: Se questo è lo step zero, per citare quanto sopra, quale è lo step numero uno ?
R: Lo step uno inizia dopo aver effettuato diversi colloqui coi nostri clienti. È il momento di delineare le idee ed il progetto. Pinterest, Instagram, i vari blog che spesso la sposa ci sottopone, le immagini in portfolio dei nostri precedenti lavori -non tutti, anzi una minor parte è nel sito, per motivi di privacy- ci supportano nell’avvicinarci sempre mano a mano a quelli che sono i desideri dei nostri clienti. Passo fondamentale per iniziare un buon lavoro di progettazione è trovare la location giusta. Va detto che uno dei tanti aspetti piacevoli del nostro lavoro è anche scoprire qualcosa di nuovo e sorprendente, ogni qualvolta se ne presenta l’occasione. E questo nonostante contatti privilegiati e partner esclusive in tutta Italia e non solo!
D: Dopo aver sottoposto diversi luoghi ed aver ottenuto l’ok dalla coppia per la location, cosa fa un wedding planner?
R: Il lavoro continua! Siamo solo all’inizio del percorso. Una volta che il progetto viene approvato dai clienti, anche se non nel minimo dettaglio in questa fase, per noi diventa più facile comprendere quale è la selezione di fornitori da contattare, ai quali inviare un brief dettagliato così da ottenere una prima stesura di proposta sia progettuale che economica. Una volta ottenuti i preventivi richiesti, condividiamo i materiali con i clienti e li sosteniamo e consigliamo nelle loro scelte. Il fine è quello di prenotare i fornitori che ufficialmente saranno coinvolti nella realizzazione dell’evento, ad esempio il floral designer.
D: Il percorso si fa lungo: pensavo fosse molto più semplice. Il passo numero 3, scelti i fornitori grazie ai consigli del Wedding planner quale è?
R: “Alea iacta est” ovvero “Il dado è tratto”: il nostro compito è quello di fare da mediatori tra i clienti ed il fornitore, controllando che le tempistiche di conferma e versamento acconti siano rispettate. La conferma di un fornitore infatti non significa necessariamente la conferma integrale del progetto. Quest’ultimo può subire variazioni in base a nuove esigenze logistiche, cambi di gusto e stile nel corso dell’organizzazione del matrimonio, aggiunte o rimozioni di alcune voci, che nel corso del tempo possono sopraggiungere.
D: Location trovata, fornitori scelti, tutto confermato? Quindi il lavoro del Wedding Planner, che pianifica il matrimonio, può dirsi terminato?
R: Assolutamente no! È qui che entra in fase esecutiva lo step numero 4: la stesura del progetto esecutivo. Un serio wedding planner si contraddistingue anche per la stesura del documento che almeno una settimana prima dell’evento verrà condiviso con tutti i fornitori coinvolti. Perchè? Per stabilire gli ultimi dettagli di montaggio, smontaggio, timing completo e per una revisione integrale di tutto il progetto nella sua interezza. Di pari passo è necessario stendere fin da subito il documento relativo al resoconto economico di tutte le voci, così da poter “monitorare” ogni cambiamento e fare fede a quanto prefissato.
D: Giustamente il budget, che da quanto condiviso in questa intervista, viene controllato pedissequamente dal lavoro del Wedding Planner, eliminando così molto stress per la coppia. Siamo allo step numero cinque, mi verrebbe da dire che ora sì, il vostro lavoro è finito!
R: Il lavoro del wedding planner non finisce certo il giorno del matrimonio! Noi siamo sempre al fianco degli sposi per gestire ciò che è stato deciso ed anche gli imprevisti dell’ultimo secondo. Se gli sposi avranno il tempo di dare un’occhiata oltre i loro ospiti fuori dalla chiesa, ci troveranno lì, così per il transfer, l’arrivo in villa, la partenza delle canzoni ad ogni momento speciale, al taglio della torta, fino all’ultimo abbraccio con le prime luci dell’alba. Siamo sempre al fianco delle coppie che si affidano a noi, discretamente, per salutarli e per ringraziarli di averci reso partecipi del loro sogno!
